Externe dienst voor preventie en bescherming op het werk

Tariferingsregeling vanaf 2016
Verplichte minimumbijdragen voor prestaties van externe diensten voor preventie en bescherming op het werk die van toepassing zijn voor het jaar 2018

Oprichting
Algemene principes
Bevoegdheden
Overeenkomst
Verplichte forfaitaire minimumbijdragen
Leiding van de dienst
Afdelingen
Bezoeken
Adviezen van de Hoge Raad voor preventie en bescherming op het werk
Bijkomende inlichtingen

Oprichting

Artikel 40 van de wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk voorziet in de oprichting van externe diensten voor preventie en bescherming op het werk. Binnen deze externe diensten worden afzonderlijke afdelingen opgericht, die belast zijn met het medisch toezicht op de werknemers.

Op deze wijze wordt gewaarborgd dat de elementen van risico-evaluatie en risicobeheersing en van medisch toezicht op een geïntegreerde wijze kunnen worden behandeld. De externe dienst vormt aldus één entiteit, waarin alle disciplines vertegenwoordigd zijn.

De afzonderlijke afdelingen belast met het medisch toezicht bestaan uit arbeidsgeneesheren en zij voeren een aparte boekhouding en verslaggeving over hun activiteiten van medisch toezicht en hun preventieopdrachten. De opdrachten van de afdeling belast met het medisch toezicht hebben dus ook een preventief karakter dat in de verslaggeving moet wordt benadrukt. Deze afdelingen kunnen door de Gemeenschappen worden erkend, daar de federale overheid hen hiertoe niet kan verplichten.

Daarnaast moet elke externe dienst worden erkend. Deze erkenning wordt georganiseerd overeenkomstig de artikelen II.3-44 tot II.3-51 van de codex over het welzijn op het werk.

Algemene principes

Uit het voorgaande kunnen de volgende principes worden afgeleid:

een externe dienst voor preventie en bescherming op het werk bevat steeds een afdeling "medisch toezicht". Hierdoor wordt het mogelijk de bestaande interbedrijfsgeneeskundige diensten om te vormen tot externe diensten. Nieuwe diensten kunnen eveneens opgericht worden, maar moeten dan eveneens beschikken over een afdeling "medisch toezicht";
een externe dienst moet in principe over ten minste twee erkenningen beschikken. Enerzijds is er een algemene erkenning voor het geheel van de dienst door de federale overheid. Anderzijds behoudt de Gemeenschap de bevoegdheid om de afdeling belast met het medisch toezicht te erkennen;
met betrekking tot de afdeling belast met het medisch toezicht zijn in de wet een aantal striktere voorwaarden opgenomen betreffende boekhouding, verslaggeving en directie.

Voor de externe dienst in het algemeen zijn de beheers- en organisatievoorwaarden bepaald door titel 3 van boek II van de codex. Een externe dienst kan worden opgericht door werkgevers, de Staat, de Gemeenschappen, de Gewesten, de openbare instellingen, de provincies en de gemeenten. Hij heeft de rechtsvorm van een VZW. Na advies van de Opvolgingscommissie kunnen openbare instellingen, die juridisch geen VZW zijn, worden erkend. De afdelingen waaruit de externe dienst bestaat mogen geen rechtspersoonlijkheid bezitten.

Een externe dienst past een kwaliteitssysteem toe dat gecertificeerd is overeenkomstig norm NBN-EN-ISO 9001. Om zijn opdrachten te kunnen vervullen moet hij beschikken over een door een daartoe geaccrediteerde certificatie-instelling afgegeven certificaat. De thans erkende externe diensten moeten uiterlijk tegen 31 december 2006 over een dergelijk certificaat beschikken. De diensten die vanaf 1 januari 2003 voor het eerst worden erkend moeten over dat certificaat beschikken binnen een termijn van twee jaar van activiteiten. Wordt het certificaat ingetrokken, niet verlengd of niet afgegeven, dan kan de erkenning als externe dienst worden geschorst of ingetrokken.

Bevoegdheden

Een externe dienst is territoriaal bevoegd voor:

het gehele Belgische grondgebied;
één of meer gemeenschappen;
een af te bakenen domein.

Een externe dienst is ratione materiae bevoegd voor:

een bepaalde activiteitsector;
diverse activiteitsectoren.

De rechtspersoonlijkheid is erop gericht een passend kader te creëren waarbinnen de externe dienst zijn opdrachten kan vervullen en kan instaan voor het beheer van die dienst.

De externe dienst mag geen directe of indirecte belangen hebben in de ondernemingen of instellingen waarin hij actief is. Slechts zo kan een voldoende onafhankelijke werking worden gewaarborgd.

De externe dienst moet beschikken over voldoende materiaal, technische, wetenschappelijke en geldelijke middelen om zijn opdrachten altijd volledig en doeltreffend te kunnen verrichten.

Hij houdt een boekhouding bij en stelt een tariefregeling vast die wordt medegedeeld aan de Minister van Werk.

Overeenkomst

De externe dienst moet met de werkgever een overeenkomst sluiten, voor zover laatstgenoemde de wetgeving naleeft alsook de bepalingen van de overeenkomst.

In die overeenkomst wordt vermeld:

de aan de dienst toevertrouwde opdracht(en);
de aard, de omvang en de minimumduur van de prestaties om die opdracht te kunnen vervullen;
de door de werkgever ter beschikking gestelde middelen;
de samenwerkingswijzen met de interne dienst;
de betrekkingen met het Comité;
de wijzen waarop aan de overeenkomst een einde kan worden gemaakt.

De externe dienst mag geen enkele opdracht laten uitvoeren door onderaannemers.

In de externe dienst wordt een adviescomité opgericht bestaande uit leden die de aangesloten werkgevers vertegenwoordigen en leden die de werknemers van de werkgevers waarmee een overeenkomst is gesloten vertegenwoordigen. Het comité brengt adviezen uit over diverse materies die betrekking hebben op de goede werking van de externe dienst.

Verplichte forfaitaire minimumbijdragen

Elke externe dienst legt de tarieven vast die van toepassing zijn op de bij hem aangesloten werkgever voor wat betreft de opdrachten die deze externe dienst vervult en die voorkomen in het contract dat met deze werkgever wordt gesloten. Bij het opstellen van deze tarieven worden de minimale tarieven zoals voorgeschreven door de regelgeving gerespecteerd.

Meer informatie in deze toelichting: Tariferingsregeling vanaf 2016.

Leiding van de dienst

De persoon die is belast met de leiding van de dienst moet:

expert zijn in één van de disciplines die de externe dienst bestrijkt;
over een passende professionele en wetenschappelijke ervaring beschikken;
aan de externe dienst verbonden zijn met een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd;
bij de externe dienst voltijds tewerkgesteld zijn.

De persoon die met de leiding belast is heeft de volgende taken:

hij of zij moet toezien op de coördinatie van de afdelingen;
hij of zij moet toezien op de werking en de tenuitvoerlegging van de beginselen van de integrale kwaliteitszorg;
hij of zij moet erop toezien dat de opdrachten worden uitgevoerd in samenwerking met de interne dienst;
hij of zij moet een jaarverslag opstellen;
hij of zij moet een preventieadviseur aanstellen die in overleg met de interne dienst een lijst van opdrachten opstelt die zullen worden uitgevoerd door de externe dienst en die de overeenkomst voorbereidt die wordt gesloten met de werkgever.

Afdelingen

De externe dienst bestaat uit twee afdelingen: een afdeling 'risicobeheersing' en een afdeling 'medisch toezicht'. De afdeling 'risicobeheersing' wordt geleid door een ingenieur met een aanvullende vorming niveau 1. Die afdeling omvat de disciplines 'arbeidsveiligheid, arbeidsgeneeskunde, ergonomie, industriële hygiëne en de psychosociale aspecten van de arbeid'. De afdeling 'medisch toezicht' wordt geleid door een arbeidsgeneesheer en omvat het verplegend en het administratief personeel dat nodig is voor het gezondheidstoezicht. De disciplines 'arbeidsveiligheid' en 'arbeidsgeneeskunde' mogen niet door éénzelfde persoon worden behartigd.

Bovendien kunnen ook verpleegkundigen, sociale assistenten en personen met een aanvullende vorming niveau 2 in de externe diensten worden tewerkgesteld. Die personen verrichten hun activiteiten onder de verantwoordelijkheid van de preventieadviseur, die zij bijstaan.

Bezoeken

Een preventieadviseur bezoekt de arbeidsplaats steeds als eerste. Stelt de werkgever werknemers tewerk die (jaarlijks) niet medisch hoeven te worden onderzocht, dan moet er een driejaarlijks bezoek worden verricht door iemand die de preventieadviseur bijstaat en die een aanvullende vorming van ten minste niveau 2 heeft gevolgd. Indien een werknemer op een arbeidsplaats is tewerkgesteld waarbij hij is blootgesteld aan een fysieke of mentale belasting, aan psychosociale risico’s op het werk of waarbij hij een veiligheidspost waarneemt, dan is een jaarlijks bezoek door een assistent van de preventieadviseur met een aanvullende vorming niveau 2 of een tweejaarlijks bezoek door een preventieadviseur vereist. Indien een werknemer wordt blootgesteld aan fysische, chemische of biologische agentia die beroepsziekten kunnen veroorzaken of ziekten die hun oorsprong vinden in het gebruik ervan, moet een preventieadviseur jaarlijks de arbeidsplaats bezoeken.

Het aantal preventieadviseurs en het aantal verpleegkundigen en administratieve medewerkers, alsmede hun bevoegdheden, worden bepaald rekening houdend met de vereisten van de bij elke aangesloten werkgever uit te voeren prestaties en met het feit dat de opdrachten steeds volledig en efficiënt moeten worden uitgevoerd.

Zulks veronderstelt dat de externe dienst wordt geacht te beschikken over een minimum aantal preventieadviseurs.

De opdrachten bij éénzelfde werkgever worden steeds uitgevoerd door dezelfde preventieadviseur of dezelfde ploeg preventieadviseurs.

De naam van de preventieadviseurs wordt door de werkgever aan het comité medegedeeld.

Voor elke interventie stelt de externe dienst een verslag op ten behoeve van de werkgever.

Adviezen van de Hoge Raad voor preventie en bescherming op het werk

Bijkomende inlichtingen

In de eerste plaats bij de preventieadviseur van de interne en/of de externe dienst voor preventie en bescherming.
In de tweede plaats bij de regionale directie van het Toezicht op het Welzijn op het Werk die bevoegd is voor de werkgever.
Over interpretatie van de regelgeving: schriftelijk bij de Algemene Directie Humanisering van de Arbeid.